2　課長等は、各課における文書事務の責任を負うものとする。

2　文書取扱主任は、課長等が課員の中から指名する者をもって充てる。

3　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。

2　番号の更新は、会計年度ごとに新しい番号を付するものとする。

2　番号の更新は、暦年により新しい番号を付するものとする。

2　電報、親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに現金及び有価証券が添付された文書(以下「特殊文書」という。)は、開封せず、封皮に受付日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入の上、直接名あて人に配布し、受領印を徴する。

3　特殊文書以外の文書は、配布先の明確な文書については閉封のまま、不明確な文書は開封し、主務課を確認した上で、各課に配布する。

4　勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。この場合において、電報、速達その他至急を要する文書は、関係者に連絡して指示を受けなければならない。

5　料金の未納又は不足の文書については、総務課長が認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

2　複数の課に関連のある文書は、総務課長が最も関係の深いと判断した課に配布する。ただし、その主管について各課の意見が異なるときは、総務課長が主務課を決定する。

3　配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあったときは、直接他の課に転送せず、その旨を述べて、総務課に返付しなければならない。

4　官報及び県報は、総務課で管理し、保存する。ただし、本町に関係した記事その他重要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供さなければならない。

2　審査請求書その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、収受日付印の下に収受時刻を明記し、取扱者の認印を押印し、その封皮を添付しなければならない。

3　通達、照会等の文書で通知、回答等が必要なものその他文書の内容が重要なものについては、文書件名簿(様式第2号)に必要事項を記入しなければならない。ただし、単なる資料、ポスター等軽易な文書については、文書件名簿への記入を省略することができる。

2　定例的な起案については、あらかじめ定められた帳簿を用いて処理することができる。

3　軽易な起案については、その文書の余白に処分案を朱書して処理することができる。

2　合議を受けた関係課において異議のあるときは、速やかに主務課と協議し、協議が調わないときは、その旨を付して上司の指示を受けなければならない。

2　秘密を要する文書、特に緊急を要する文書、特に重要な文書等は、責任者が自ら携帯して決裁を受けなければならない。

3　決裁については、この訓令に定めるもののほか、久万高原町役場事務決裁規程(平成16年久万高原町訓令第3号)に定めるところによる。

2　決裁文書の浄書に当たっては、公文書の形式に注意し、正確、明瞭かつ迅速に行うものとする。

2　公印については、久万高原町公印規則(平成16年久万高原町規則第12号)に定めるところによる。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済の起案文書を添えて総務課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済の起案文書と照合審査し、相違がないことを確認して総合行政ネットワークの文書交換システム担当者に対し電子署名を付与することを指示し、指示を受けた当該担当者は電子署名を付与するものとする。

4　電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

2　前項の規定により送信された文書は、前条の規定により施行された文書とみなす。

2　電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

2　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、文書分類表変更届(様式第4号)を総務課に提出しなければならない。

3　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、変更内容を総務課に提出しなければならない。

4　総務課は、前2項に規定する変更の内容を確認の上速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。

2　簿冊には、次に掲げる事項を表示したタイトルラベル背表紙用(様式第5号)を背表紙に貼付するか、又は必要事項を手書きで記載しなければならない。

3　簿冊の形状等により前項に規定するタイトルラベル背表紙用を背表紙に貼付し、又は記載するのが困難なものは、タイトルラベル表紙用(様式第6号)を表紙又は見やすい位置に貼付する。

2　1つの簿冊には、原則として同一の細分類名のみをつづることができる。

3　文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。

4　簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、これを超える場合には適宜分冊する。

2　文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。

3　1つの簿冊に複数の年度の文書がつづられている場合は、文書目録は、年度ごとに別葉で作成する。

4　新たな文書がとじ込まれるごとに、原則として当該文書の右上に通し番号を朱書きにより記入し、文書目録に番号及び文書名を追加記入する。

5　簿冊の形状により文書目録を当該簿冊につづることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とする。

3　文書の保管は、次に掲げる方法により行うものとする。

2　常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。

3　常用簿冊は、常用が終了した場合は、適切な時期に、保管簿冊目録に完結年度を記入し、総務課へ提出しなければならない。

2　文書の移替えは、次に掲げる方法により行うものとする。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

3　第1種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

4　第2種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

5　第3種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

6　第4種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

7　第5種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

2　保存簿冊の使用期間は、原則として1週間以内とする。

3　保存簿冊を返却するときは、当該簿冊を元の位置に収納した上で、保存簿冊持出簿に返却日を記入し、各課の文書取扱主任の確認印を受けなければならない。

4　各課の文書取扱主任は、必要に応じて、保存書庫と保存簿冊持出簿の照合及び点検をしなければならない。

2　総務課は、前項の規定による作業が終了したときは、文書を廃棄する前に次に掲げる手続をとらなければならない。

3　総務課は、前2項の規定による作業の終了を確認したときは、廃棄簿冊を焼却、裁断、溶解、消去その他適切な方法で処理の上、処分する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年8月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の久万町文書取扱規程(平成15年久万町訓令第1号)、面河村文書事務規程(昭和43年面河村訓令第4号)、面河村文書整理保存規程(昭和43年面河村訓令第5号)、美川村文書取り扱い規程(平成15年美川村規程第1号)、柳谷村事務取扱規程(平成9年柳谷村規程第1号)又は柳谷村文書整理保存規程(昭和44年柳谷村規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2　この訓令の施行の際現にある第4条の規定による改正前の久万高原町文書取扱規程、第7条の規定による改正前の久万高原町職員服務規程、第9条の規定による改正前の久万高原町公共工事等指名業者選定審査委員会要綱又は第13条の規定による改正前の久万高原町工事執行事務取扱要綱による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。

3　この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、公表の日から施行し、平成29年4月1日から適用する。